在国际货代和国际贸易中，形式发票是一个基础且重要的概念。它是一份"模拟"或"预演"的发票，不是正式的税务发票，而是一份由卖方出具给潜在买方的文件。
其核心目的是在货物生产或发运前，向买方清晰说明这批货如果成交，将会涉及的所有关键信息和费用。
您可以把它理解为一份"售前承诺书"或"交易说明书"。
形式发票的核心作用
形式发票本身不具备法律上的强制约束力（除非双方在合同中明确约定其具有约束力），但它在实际业务中扮演着至关重要的角色：
报价与销售确认
详细列明商品、单价、总价、交易条款等，作为买方的决策依据。买方接受后，它就成了双方确认交易的基础。
进口清关必备文件
很多国家（尤其是发展中国家）的海关要求买方在申请进口许可证、办理外汇或预缴税款时，必须提供形式发票，以预估货物价值和关税。
申请外汇/信用证
买方需要用它向本国银行申请外汇额度或请求银行开立信用证。银行据此评估交易的真实性和金额。
预付款/定金凭证
卖方可以要求买方依据形式发票支付一部分预付款或定金，之后再生产或采购货物。
形式发票与商业发票的区别
这是最容易混淆的地方，下表为您清晰对比：
| 特征 | 形式发票 | 商业发票 |
|---|---|---|
| 开具时间 | 交易前，货物发运前 | 交易后，货物发运时 |
| 法律性质 | 报价/预通知性质，非最终结算凭证 | 正式结算凭证，具有法律效力 |
| 核心用途 | 供买方申请许可、外汇，确认订单细节 | 供买方办理清关、付款，是会计核算的依据 |
| 对数量的要求 | 预估数量，允许有合理误差 | 必须与实际发运数量完全一致 |
| 可否修改 | 在最终发货前可以修改多次 | 一旦签发，不可修改（更正发票除外） |
简单比喻：
- 形式发票 就像您装修房子前，装修公司给您的 "详细报价预算单"。
- 商业发票 就像装修完成后，对方给您开的 "最终结算账单"，您要凭此付款。
形式发票上必须包含的内容
一份专业的形式发票通常包括以下核心要素：
- 卖方和买方的详细信息：公司名称、地址、联系方式。
- 发票标题：明确写上 "Proforma Invoice"。
- 发票编号和日期：唯一的编号和开具日期。
- 订单/合同号（如适用）。
- 详细的商品描述：品名、规格、型号、材质等。
- 数量、单价和总价：清晰地列出每一项。
- 贸易术语：例如 FOB, CIF, EXW 等，明确责任和费用划分。
- 付款方式：例如T/T, L/C,D/Pa 等。
- 装运信息：起运港、目的港、预计发货日期、运输方式。
- 备注栏：通常用于说明有效期、预付款要求等。
实际业务场景示例
假设一家中国公司向美国客户出口一批服装：
1
美国客户询盘，要求报价。
2
中国公司制作一份形式发票，详细列出10种服装的款式、单价、总价，贸易术语为 FOB Shanghai，付款方式为 30%定金，70%见提单副本付款。
3
美国客户收到后，用它向银行申请付款，并向中国公司支付了30%的定金。
4
中国公司开始生产。
5
货物生产完毕，准备发货。中国公司此时出具的是 商业发票，上面的数量、金额必须与最终实际出运的货物完全一致，用于美国客户清关和支付尾款。
总结
形式发票是国际贸易的"启动器"和"路线图"。 它虽然不是最终结算单据，但它：
- 为买方提供了申请资金和许可的凭证。
- 为买卖双方确认了交易的所有细节，避免了后续争议。
- 为卖方确保了买方在了解全部成本后仍然愿意交易，并可能据此收到预付款。
因此，制作一份清晰、准确、专业的形式发票，是开展一笔顺利国际贸易的第一步。