外贸单证详细流程
客户询盘
客户在下达采购订单(Purchase Order)之前，通常会向业务部门发送相关的订单查询(Order Inquiry)，以了解产品细节、价格、交期等信息。
报价
业务部门应及时回复客户查询，确认货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等细节，并向客户提供形式发票(Proforma Invoice)作为正式报价。
获得订单
经过商务洽谈后，收到客户正式的采购订单(Purchase Order)。
下生产订单
获得客户订单确认后，向工厂下达生产订单，安排生产计划。
业务审批
业务部收到订单后，需填写"出口合同审核表"，详细列出各项预计费用。合同审批需附上客户订单传真件及与工厂的收购合同。
审批流程：业务员签名 → 部门经理审批 → 管理部人员审核。金额较大、含预付款或佣金等条款的合同需经公司总经理审批。
合同审批通过后制成销售订单，交由部门跟单员跟进。
下达生产通知
业务部在确定交货期后，满足以下条件可下达生产通知：
交货期前1个月确认收到信用证，业务员和单证员分别审查信用证内容，确保无错误且交货期可行，如有问题立即请客户修改。
确认定金已到账。
需经经理确认。
验货
交货期前一周通知公司验货员验货。
交货期一周前约客户查货，并将查货日期告知计划部。
交货期两周前与验货公司联系预约验货时间，确保在交货期前安排好，确定后通知工厂。
制备基本文件
根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件（由业务跟单员制作，交给单证员）。
商检
对于国家法定商检产品，在下订单时应向工厂说明商检要求，并提供出口合同、发票等所需资料。同时告知产品出口口岸，便于工厂办理商检。
应在发货一周前取得商检换证凭单/条。
租船订舱
客户通常指定运输代理或船公司。尽早与货代联系，确认出口口岸、船期等情况，确保工厂交货早于开船期至少一周。交货期两周前向货运公司发出书面订舱通知(SHIPPING ORDER)，开船一周前取得订舱确认。
尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告知业务员通知客户。如客户不同意，需另选客户认可的船公司。
货物不足整柜时，向货代公司订散货仓位。取得入仓纸时，需了解截关时间、入仓报关要求等内容。
向运输公司订舱时，务必传真书面订舱单，注明船期、柜型及数量、目的港等内容，避免差错。
安排拖柜
货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签订长期合作协仪，以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料：订舱确认书/放柜纸、船公司、订舱号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行及装船口岸等。
委托报关
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、订舱号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。
获得运输文件
督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。
付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
准备其他文件
L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。
FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单、提单等文件。
一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
一般是要求在开船后几天之内，要通知客户发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。
装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客户查找。
交单
应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
在取得提单后马上传真提单给客户付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。
要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客户。
任何情况下，都要求全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客户。
业务登记
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询、统计等。
文件存档
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
信息收集与支持
单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。