货代工作流程详解

全面解析国际货运代理从委托订舱到目的港服务的完整操作流程

货代工作流程概述

货代（货运代理）的工作流程是一个环环相扣、多方协作的过程，其核心目标是安全、准确、高效、经济地将客户的货物从起运地运送到目的地。

货代作为"跨境物流的总导演"，需要协调连接发货人、承运人（船公司/航空公司）、报关行、车队/仓库、海关等各方。

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委托与揽货

客户询价、货代报价、接受委托并收到订舱委托书(S/O)

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订舱与操作

向承运人订舱、安排提货/装箱、报关报检

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单证与结算

货物装船、核对并签发提单、费用结算

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目的港服务

货物跟踪、目的港清关与提货派送

货代工作详细流程

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第一阶段：委托与揽货

询价与接单

这是流程的起点，也是商务环节，建立客户信任与合作基础

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客户询价

  • 客户向货代提供详细的货物信息：
货物详细信息：品名、HS编码、材质、用途
包装信息：箱型（20GP/40GP/40HQ）、数量、毛重、体积 。 点击查看集装箱种类大全
运输要求：起运港、 目的港、最晚交货期、运输方式偏好
特殊需求：是否需要保险、是否需要仓储、报关方式等
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货代报价

  • 货代收到询价后的专业处理流程：
向多家船公司/航空公司询价，比较运价和船期
核算各项杂费：THC、报关费、文件费、订舱费、VGM申报费等。 详见 国际货运代理费用详解
提供专业建议：推荐最优船期、提醒注意事项
出具正式报价单，注明有效期和条款
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接受委托

  • 双方确认合作后的正式流程：
客户提供公司资料、货物详细信息
签署订舱委托书，明确双方责任
确认 运输条款（FOB/CIF等）和 付款方式
建立客户档案，分配专属操作人员
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第二阶段：订舱与操作

运输执行

货代开始作为客户的代理，安排实际运输操作

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向承运人订舱

  • 根据客户要求向船公司提交订舱申请
  • 获取订舱确认，包括：船名航次、提单号、截港截关时间
  • 确认提柜地点、还柜地点和免费用箱期
  • 将订舱信息及时通知客户和相关方
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安排做箱（装货）

  • 门到门/产地做箱：
安排拖车公司提取空箱至工厂
监督装货过程，确保货物妥善固定
施封、拍照记录，安排重箱返回码头
提交VGM信息，确保符合安全要求
  • 内装/仓库做箱：
接收客户送货，核对货物信息
专业理货、装箱，优化箱内空间
制作装箱单，记录装箱详情
安排运输至码头，完成进场交`接
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报关报检

  • 准备全套报关资料：合同、发票、装箱单、申报要素等
  • 电子申报，与报关行密切配合
  • 处理海关查验（如发生），及时与客户沟通
  • 完成商检、动植检等特殊监管要求
  • 获取海关放行通知，确保按时上船
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第三阶段：单证与结算

核心文职工作

货物上船后，处理文件和结算费用的关键环节

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提单确认与签发

  • 根据客户提供的资料制作提单草稿
  • 与客户逐项核对：收发通信息、货物描述、唛头等
  • 确认提单类型：
正本提单：传统方式，需邮寄正本文件
电放提单：凭电放保函操作，快捷方便
Sea Waybill：无需正本，随到随提
  • 按时签发正式提单，确保准确无误
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费用结算

  • 整理所有发生费用，制作详细对账单
  • 与客户核对确认各项费用
  • 根据不同付款方式处理：
预付：发货前结清所有费用
到付：与收货人结算目的港费用
月结：按账期统一结算
  • 收款后释放提单或安排电放操作
  • 开具正规发票，完成财务流程
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单证归档

  • 整理全套业务单证，建立档案
  • 扫描电子版备份，便于后续查询
  • 按要求保存相关记录，满足合规要求
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第四阶段：目的港服务

服务的延伸

专业的货代服务会延伸到目的港，确保货物顺利交付

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货物跟踪

  • 全程监控货物动态，更新船期信息
  • 预报到港时间，提醒收货人准备
  • 及时通知异常情况：船期延误、跳港等
  • 提供在线查询服务，方便客户随时了解
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目的港服务

  • 通过海外代理协调目的港操作
  • 协助收货人准备清关文件
  • 处理目的港费用结算
  • 安排码头提货、拆箱和内陆运输
  • 提供门到门配送服务（如需要）
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异常处理

  • 处理目的港滞箱、滞港问题
  • 协调货物异常情况的解决方案
  • 协助处理索赔事宜（如发生货损）
  • 提供售后服务，收集客户反馈
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业务跟进

  • 确认货物安全送达，完成服务闭环
  • 收集客户满意度，改进服务质量
  • 维护客户关系，促进长期合作

主要运输方式比较

海运

适用货物：大宗货物、重型设备、不急需的货物

优势：运量大、成本低、航线覆盖广

劣势：运输时间长、受天气影响大

主要单证：海运提单、装箱单、商业发票

空运

适用货物：高价值、时效性强、易腐货物

优势：速度快、安全性高、全球网络完善

劣势：成本高、运量有限、受天气影响

主要单证：空运提单、商业发票、包装清单

铁路运输

适用货物：中欧班列、内陆国家贸易

优势：时效与成本平衡、环保、受天气影响小

劣势：线路有限、基础设施依赖强

主要单证：铁路运单、商业发票、装箱单

货代核心单证管理

单证名称 作用 签发方 重要性
订舱委托书 客户向货代发出的正式运输委托 发货人 高 - 运输合同基础
海运提单 货物收据、运输合同证明、物权凭证 船公司/货代 极高 - 核心物权文件
商业发票 货物价值证明、海关计税依据 发货人 高 - 清关必备文件
装箱单 详细列明货物包装信息 发货人 中 - 清关辅助文件

货代操作核心要点

成功关键因素